Profesionālās komunikācijas: procesa organizācijas līdzekļi, funkcijas, principi

2024 Autors: Miguel Ramacey | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 06:24

Profesionāla komunikācija ir būtiska, lai ļautu cilvēkiem uzņēmumā efektīvi sazināties vienam ar otru. Visa uzņēmuma darba temps ir tieši atkarīgs no tā, cik ātri un pieejamā veidā notiks informācijas nodošana.

Profesionālajai komunikācijai ir liela nozīme visefektīvāko lēmumu pieņemšanā un paziņošanā par tiem komandai. Ja tie ir vāji nostiprināti, tad tas draud radīt negatīvas sekas, kas var izpausties kļūdās izvēlētajos lēmumos, pārpratumu rašanās starp darbiniekiem un vadītāju, kā arī starppersonu attiecību pasliktināšanās.

Jēdziena definīcija

Profesionālā komunikācija ir mijiedarbība, kas tiek veikta oficiālo attiecību jomā. To galvenais mērķis ir sasniegt iecerētos rezultātus, atrisināt izvirzītos uzdevumus, kā arī optimizēt noteiktas aktivitātes. Tajā pašā laikā katrs no profesionālās komunikācijas dalībniekiemir savs statuss, būt priekšniekam, padotam, kolēģim vai partnerim.

Tajos gadījumos, kad cilvēki dažādos karjeras kāpņu līmeņos (izpildītājs un vadītājs) sazinās savā starpā, var runāt par pakārtotajām komunikācijām. Galu galā šeit ir skaidri redzama attiecību vertikāle. Īstenojot mijiedarbību, kuras pamatā ir vienlīdzīgas sadarbības princips, var runāt par horizontālo komunikāciju.

Problēmas atbilstība

Profesionāla komunikācija cilvēkiem ir ikdienas pieredze. Tas notiek darbā un skolās, universitātēs un oficiālajās iestādēs. Tā ir komunikācija starp skolēniem un skolotājiem, padotajiem un priekšniekiem, konkurentiem, partneriem un kolēģiem. Lai sasniegtu sev izvirzīto mērķi, katram cilvēkam ir jāpārzina šādas saziņas līdzekļi un principi, jo partneriem ir jāsazinās vienā valodā (gan tiešā, gan pārnestā nozīmē), ir jābūt kopīgai sociālajai pieredzei un jāsaprot vienam otru.

Atbilstība lietišķās komunikācijas pamatnoteikumiem

Kā komunikāciju profesionālajā darbībā padarīt pēc iespējas efektīvāku? Tam būs jāizpilda vairāki nosacījumi. Pirmkārt, komunikācijai ir jābūt skaidram mērķim. Tajā pašā laikā tā sasniegšanā svarīga ir visu šajā procesā iesaistīto personu ieinteresētība. Kā piemēru var minēt līguma slēgšanu, attiecību nodibināšanu, pasākumu saskaņošanu, labvēlīgāko sadarbības nosacījumu attīstīšanu utt.

Visiemprofesionālās un lietišķās komunikācijas dalībniekiem ir jāsazinās vienam ar otru, un tas jādara neatkarīgi no personīgajām simpātijām vai antipātijām. Vienlaikus obligāti jāievēro pakļautība, amata lomas, lietišķā etiķete un formālie ierobežojumi. Pēdējā koncepcija ietver ne tikai dažādu protokolu, rutīnu un noteikumu ieviešanu, bet arī banālu nepieciešamību kontrolēt savu emociju spēku un cienīt sarunu biedru.

Turklāt viens no nepieciešamajiem nosacījumiem lietišķās komunikācijas efektīvākai īstenošanai profesionālajā darbībā ir tās vadāmība. Uzņēmuma vadītājam kā personai, kas ir visvairāk ieinteresēta komandas uzdevumu risināšanā, vispirms vajadzētu parūpēties par šādu brīdi. Viņam ir svarīgi motivēt savus darbiniekus atrast labāko risinājumu, jo pretējā gadījumā viņi paliks pasīvi novērotāji, nepiedāvājot nekādas idejas.

Biznesa komunikācijas rīki

Profesionālā komunikācija ir viena cilvēka vai veselas cilvēku grupas jēgpilna vēlme motivēt vienu darbinieku vai visu komandu uz darbību, kas var kaut kā mainīt situāciju vai pagriezt sarunu citā virzienā.

Plāna īstenošanai ir pieejami vairāki rīki. Tātad profesionālās saziņas līdzekļi ietver:

1. Parastais pasts. No visiem lietišķās komunikācijas līdzekļiem tas ir senākais. Un šajā sakarā tradicionālajam pastam ir vairākasnepilnības. Tie sastāv no zema ziņojumu pārraides ātruma, sarežģītāka burtu dizaina (salīdzinājumā ar citiem sakaru veidiem) utt. Un nemaz nerunājot par to, ka šī sistēma ne vienmēr darbojas atbilstošā līmenī. Bet parastais pasts joprojām tiek izmantots kā profesionālas saziņas līdzeklis. Tās galvenā priekšrocība ir ļoti pieņemams veids svarīgu dokumentu pārsūtīšanai starp partneriem. Lietišķajās attiecībās var izmantot arī tādu metodi kā telegrammu pārraide. Šis pakalpojums tiek nodrošināts arī pa pastu.
2. Tālruņa savienojums. Tas ir ļoti efektīvs biznesa saziņas līdzeklis. Tomēr telefonsarunas nav juridiski saistošas. Šis punkts ir jāņem vērā, izmantojot profesionālu saziņu, vienlaikus izmantojot citus līdzekļus.
3. E-pasts. Šis salīdzinoši jaunais biznesa saziņas līdzeklis bauda pelnītu popularitāti. Viena no tās galvenajām priekšrocībām ir rakstiskās saziņas formas (fiksēta teksta) kombinācija ar mutiskajai komunikācijai piemītošajām īpašībām informācijas pārsūtīšanas ātruma un iespēju iegūt gandrīz tūlītēju atbildi veidā. Šādas īpašības padara e-pastu par vienu no galvenajiem līdzekļiem, ko izmanto neformāla rakstura ziņojumu pārsūtīšanai.
4. Fakss. Izmantojot īpašu ierīci, jūs varat ļoti ātri pārsūtīt jebkura dokumenta kopiju savam partnerim. Ātrums ir neapšaubāma faksimila saziņas priekšrocība. Taču šādā veidā pārsūtītajiem dokumentiem nav juridiska spēka, jo tiem navoriģināli paraksti un zīmogi. Tāpēc vairumā gadījumu fakss kā saziņas līdzeklis tiek izmantots tikai ātrai dokumentu pārsūtīšanai. Tos var pieņemt izpildei tikai tad, ja oriģinālus pēc tiem nosūta pa parasto pastu. Jāpatur prātā, ka ir aizliegts pa faksu nosūtīt dokumentus, kas apzīmēti ar atzīmi “Oficiālai lietošanai” vai “Konfidenciāli”.

Biznesa komunikācija

Mutisks kontakts vienmēr ir bijis profesionālās komunikācijas pamatā. Tas tiek veikts starp personām, kuras ir savstarpēji saistītas lietas intereses, un kurām ir arī nepieciešamās pilnvaras, lai atrisinātu radušās problēmas un izveidotu partnerattiecības.

Šādas sarunas ir profesionālas saziņas līdzeklis, kas iemieso visas priekšrocības, kuru trūkst telefoniskajai saziņai un rakstiskās informācijas apmaiņai. Fakts ir tāds, ka biznesa komunikācija:

• tiek veikta cieša kontakta apstākļos, kad iespējams koncentrēties tikai uz vienu sarunu biedru vai uz nelielu cilvēku grupu;
• rada apstākļus, kādos var nodibināt personiskās attiecības;
• nozīmē tiešu kontaktu.

Darba saruna galvenokārt attiecas uz mutisku runu. Un tai, salīdzinot ar rakstisko formu, ir vairākas būtiskas atšķirības. Šādas sarunas laikā kļūst iespējams tieši ietekmēt sarunu biedru vai cilvēku grupu. Šajā gadījumā tiek izmantoti žesti un sejas izteiksmes, intonācija un tā tālāk. Turklāt,klātienes saziņa neatstāj laiku iepriekšējai pārdomāšanai. Tāpēc lietišķās sarunās bieži tiek izmantotas ikdienišķas saziņas formas, kā arī dažas stilistiskas un gramatiskas iezīmes.

Lietots kā profesionālās komunikācijas pamats, lietišķās sarunas galvenokārt izceļas ar domas loģisko uzbūvi. Balstoties uz pastāvošo praksi, var apgalvot, ka uzņēmēji, kuri lieliski prot izmantot spriedumus un jēdzienus, kuri spēj pārliecinoši pierādīt un izdarīt pareizus secinājumus, gūst panākumus daudz ātrāk nekā tie uzņēmēji, kuriem šo prasmju nav.

Profesionālajai sarunai ir sava psiholoģiskā kultūra. Tas slēpjas sarunu biedru spējā atstāt uz apkārtējiem labu iespaidu, radīt draudzīgu tikšanās atmosfēru, pielietot īpašus paņēmienus, kas pasargā no nepareiziem jautājumiem, uzklausīt oponentus līdz galam un, ja nepieciešams, atspēkot viņu argumentus, izmantot tehnika, kas ļauj sazināties bez konfliktiem.

Starpkultūru attiecības

Šodien pasauli arvien vairāk aptver globalizācijas process. Tāpēc priekšplānā izvirzās starpkultūru profesionālā komunikācija. Tās īstenošanai ir nepieciešami speciālisti, kas ne tikai zina svešvalodu. Viņiem tas ir jāapgūst biznesa komunikācijas ziņā.

Visbiežāk šāda profesionāla komunikācija notiek angļu valodā. Tas ir galvenais saziņas līdzeklis iekšāstarpvalstu līmenī.

Angļu valoda profesionālās komunikācijas jomā ir modernizēta un vienkāršota angļu valodas versija kopumā. To raksturo standarta klišeju frāžu klātbūtne, kā arī visu veidu raksti. Speciālistam tās ir jāzina un jāprot izmantot noteiktās situācijās.

Ja tulku uz biznesa tikšanos aicina uzņēmējs, profesionālajā komunikācijā šāds speciālists nevadīsies tikai no savas dzīves pieredzes un dzimtajā kultūrvidē pieņemtās uzvedības. Citu tautu uzvedības īpatnību ņemšana vērā palīdzēs izvairīties no pārpratumiem, kļūdām un problēmām sarunā.

Starpkultūru profesionālajā komunikācijā ir jāzina starppersonu attiecību normas, kas pieņemtas konkrētajā sabiedrībā. Proti - neverbālās un verbālās saziņas valodas. Pirmais no tiem ietver dažādus bezvārdu signālus, ko komunikācijas dalībnieki sūta viens otram. Viņi bieži to dara neapzināti. Jāpatur prātā, ka neverbālo un verbālo valodu zināšanas profesionālajā starpkultūru saziņā ir veiksmīgas tikšanās atslēga. Speciālistam ir jāzina konkrētas tautas runas tembrs, izrunas skaļums, intonācija, sejas izteiksmes, pozas utt. Normām to lietošanai sarunas laikā var būt dažas atšķirības. Lielisks piemērs ir tradicionālais amerikāņu smaids. Krievijā to uzskata par nepatiesu un mākslīgu. amerikāņigluži pretēji, viņi uzskata, ka krievi ir pārāk drūmi, rupji un nopietni.

Speciālistu apmācība

Kā tiek atrisinātas starpvalstu biznesa komunikācijas problēmas? Sekmīgai pārrunu risināšanai ir nepieciešama augsti kvalificēta tulka klātbūtne profesionālās komunikācijas jomā, kuram ir gan specializētas, gan vispārīgas kultūras zināšanas. Krievijas universitātes sagatavo šādus speciālistus.

Tajā pašā laikā aktīvi tiek izmantota programma ar nosaukumu "Tulkotājs profesionālās komunikācijas jomā". Tas nodrošina prasmes efektīvi sazināties mūsdienu biznesa un kultūras apmaiņā.

Galvenās funkcijas

Starp profesionālās komunikācijas iezīmēm ir tās diezgan sarežģītā sistēma. Tas sastāv no daudziem līmeņiem, aptverot ne tikai konkrētu organizāciju, bet arī ārējo vidi. Apsveriet galvenās profesionālās komunikācijas funkcijas.

1. Informatīvi. Profesionālie sakari ir paredzēti noteikta starpnieka lomai. Ar tās palīdzību darbinieku starpā notiek ideju, lēmumu un vēstījumu apmaiņa. Lietišķās komunikācijas informatīvā funkcija ir nepieciešama, lai sasniegtu organizācijas mērķus, kā arī novērstu problēmas, kas rodas šī procesa laikā.
2. Motivējoša. Profesionālā komunikācija veicina darbinieku vēlmi labāk veikt savus uzdevumus. Šī ir motivācijas funkcija.profesionālā komunikācija. Šajā gadījumā vadītājs izmanto tādus līdzekļus kā pavēle, pārliecināšana, ieteikums un lūgums.
3. Kontrole. Izmantojot hierarhisku pakļautību, šī funkcija ir paredzēta, lai uzraudzītu uzņēmuma darbinieku uzvedību.
4. Izteiksmīgi. Ar šīs funkcijas palīdzību profesionālā komunikācija veicina sociālo vajadzību apmierināšanu, paužot pieredzi un jūtas par notiekošo.
5. Komunikatīva. Šī funkcija ir ļoti specifiska. Ar tās palīdzību tiek identificētas un atrisinātas tipiskās kļūdas un problēmas, kas radušās lietišķajā komunikācijā, un formulēti optimālas uzvedības principi.

Profesionālās komunikācijas funkcijas var aplūkot arī no uzņēmuma dzīves nodrošināšanas viedokļa kopumā. Šajā gadījumā notiek šādi:

1. Regulējošā funkcija. Komunicējot, notiek netieša vai tieša ietekme uz darbinieku, kurš ir vadības objekts. Šāda funkcija veicina kopīgu darbību organizēšanu komandā, visu komandas veikto darbību koordināciju un optimizāciju, ko veic vadītājs.
2. Sociālās kontroles funkcija. Jebkurai no organizācijas problēmu risināšanas metodēm, kā arī tās darba formām un principiem ir izteikts normatīvs raksturs. Visu šo noteikumu regulējums, kas ir vadītāja instrukcijās un rīkojumos, palīdz nodrošināt iestādes organizāciju un integritāti, kā arī katra kolektīva dalībnieka kopīgās rīcības konsekvenci. Lai saglabātu šo virzienu unveic savu sociālo kontroli, profesionālo saziņu.
3. Socializācijas funkcija. Tas ir viens no jebkura vadītāja galvenajiem uzdevumiem. Šī funkcija ļauj kopīgās aktivitātēs iesaistīties jaunajiem darbiniekiem, kuri sāk apgūt komunikācijas prasmes un iemaņas, iemācīties orientēties komunikācijas situācijā, runāt un klausīties. Tas viss ir ļoti svarīgi ne tikai starppersonu adaptācijas nolūkā, bet arī profesionālās darbības īstenošanai. Vienlaikus jaunieši iegūst tolerantu, ieinteresētu un labestīgu attieksmi pret citiem darbiniekiem un spēju rīkoties kolektīva uzdevuma izpildei.
4. Sociālpedagoģiskā. Profesionālās komunikācijas procesā notiek darbinieka apmācības, izglītošanas un personības attīstības process, nododot viņam praktisko pieredzi. Pateicoties sistemātiskiem kontaktiem, kas rodas kopīgu aktivitāšu gaitā, visi komunikācijas dalībnieki iegūst zināšanas gan par sevi, gan par partneriem, kā arī par labākajiem komandas uzdevumu risināšanas variantiem. Dažkārt praktisko iemaņu apgūšana dažiem darbiniekiem kļūst par iespējamu atlīdzību par trūkstošajām profesionālajām zināšanām. Un to nodrošina komunikācijas sociālpedagoģiskā funkcija.

Vadlīnijas

Profesionālās saziņas pamatā ir:

1. Savstarpējā saskarsme. Šādai komunikācijai raksturīga daudzpusība, cilvēku savstarpējās mijiedarbības atvērtība. Šis princips ir balstīts uz personisku interesi vienam par otru. Un tas neskatoties uz toka komunikācija ir orientēta uz biznesu. Šādai komunikācijai neizbēgami piemīt starppersonu kontakta iezīmes.
2. Mērķtiecība. Šis profesionālās komunikācijas princips ir daudzfunkcionāls, jo biznesa komunikācijas procesam līdz ar paredzēto informācijas slodzi ir arī kāds pamatmērķis. Piemēram, vadītājs, informējot komandu par viņa rīcībā esošajiem statistikas datiem, vēlas norādīt uz problemātiskajiem aspektiem konkrētajā darbības jomā. Tajā pašā laikā, visticamāk, neapzinātā līmenī viņš cenšas klātesošajiem demonstrēt savu daiļrunību, erudīciju un inteliģenci.
3. Nepārtrauktība. Tas ir vēl viens no profesionālās komunikācijas principiem. Tas sastāv no tā, ka, nokļūstot sava biznesa partnera redzeslokā, mēs kļūstam par nepārtraukta kontakta ar viņu iniciatoriem. Tajā pašā laikā komunikācija notiek ne tikai verbālā līmenī. Partneris pastāvīgi saņem uzvedības ziņojumus, no kuriem viņš var izdarīt atbilstošus secinājumus.
4. Daudzdimensionalitāte. Profesionālās komunikācijas gaitā tiek realizēti vismaz divi starppersonu attiecību aspekti. Pirmā no tām ir biznesa informācijas nodošana un izveidotā kontakta uzturēšana. Otrais ir emocionālas attieksmes pret partneri tulkojums (tā var būt pozitīva un negatīva).

Profesionālās komunikācijas ētika

Katram biznesa komunikācijas dalībniekam ir jābūt:

1. Godīgums. Ar šādu rakstura īpašību cilvēki atturas no viltus darbiem un viltus. Tomēr pattiem, kas godīgumu uzskata par neaizstājamu biznesa uzvedības standartu, dažkārt tomēr nākas melot. Šajā gadījumā cilvēkiem ir jāizdara izvēle starp alternatīvām, kas viņus neapmierina. Tomēr patiesība vienmēr ir jāsaka. Meli ir attaisnojami, tikai izvēloties mazāko no diviem ļaunumiem, kad apstākļi to prasa.
2. Godīgums. Šī cilvēkam raksturīgā īpašība izpaužas viņa darbību un uzskatu vienotībā. Pienācīga uzvedība ir tieši pretējs divkosībai un liekulībai. Šāds cilvēks vienmēr darīs to, ko solījis. Piemēram, darbinieks noteikti palīdzēs savam kolēģim darba uzdevuma izpildē. Tas notiks pat tad, kad viņam nebūs tik viegli to izdarīt, taču viņš apsolīja.
3. Taisnīgums. Šī rakstura iezīme nozīmē neobjektivitātes un objektivitātes trūkumu, novērtējot citus cilvēkus un viņu darbības.
4. Atbildība. Šī biznesa attiecību dalībnieka iezīme izpaužas tajā, cik lielā mērā viņš ir atbildīgs par saviem vārdiem, ievēro morāles normas un pilda savus pienākumus.